رسائل الواتسأب تشتت الانتباه أثناء العمل، أفضل السبل للتخلص من متلازمة الرد على الرسائل

الرد الفوري على الرسائل النصية أثناء العمل لا يؤثر سلباً على إنتاجيتك فحسب، بل يطمس أيضاً الحدود بين العمل والوقت الشخصي. كما أنه يسبب متلازمة الرد على الرسائل التي أصيب بها معظم أبناء هذا الجيل والجيل Z.

عندما تدخل أخيرًا إلى وضع العمل المغلق، وتنجز بعض العمل الفعلي، وتظهر المهام المعلقة تقدمًا حقيقيًا، يظهر إشعار على هاتفك أو على تطبيق Slack برسالة من أحد أعضاء الفريق. حيث يكون الدافع للرد فوريًا. إن ترك رسالة دون إجابة يبدو خاطئًا، وبالتالي يثير الرغبة في الرد على الفور. ويحدث هذا بسبب الخوف من أن ينظر إليك على أنك وقح أو غير محترف أو لا تعمل على الإطلاق. وهذا بالضبط ما نسميه متلازمة الرد على الرسائل.

لكن الموقف ليس سهلاً كما يبدو. ورغم أن الرد في أسرع وقت ممكن قد يبدو واجباً، إلا أنه قد يؤثر سلباً على إنتاجيتك .

وصفة علاج

يشارك العديد من مشاهير السوشيال ميديا من خبراء السلوك والأطباء ومستشاري الصحة العقلية بانتظام منشورات حول بيئة العمل والسلوكيات. وهناك إجماع على خمسة أسباب رئيسية لماذا لا ينبغي للمرء الرد على الرسائل النصية على الفور.

أسباب عدم الرد فورًا

يظهِر هذا أنك متاح دائمًا: قم بالرد مرة واحدة، وسيتوقعون ذلك في كل مرة. يتحول وقتك الشخصي إلى وقت عمل، ومن الصعب إيقافه بمجرد أن يعتاد عليه الأشخاص.

التشتيت المستمر: كل الردود السريعة تشتت انتباهك. وتقضي وقتًا أطول في رد الفعل بدلاً من العمل الفعلي. وتتراكم المقاطعات الصغيرة وتقتل الإنتاجية.

يعتبرك الناس أمراً مسلماً به: إذا رددت بسرعة كبيرة، يفترض الناس أنك دائماً متفرغ. ويبدو وقتك أقل قيمة. ويتوقفون عن احترام حدودك.

يصبح كل شيء “عاجلاً”: يلقي الناس عليك مهام اللحظة الأخيرة. لا أحد يخطط مقدمًا لأنك دائمًا ما تصلح الأمور. فجأة يتم التعامل مع كل رسالة على أنها حالة طوارئ.

إعطاء الأولوية للأشياء الخاطئة: بدلاً من التركيز، فإنك تكتفي بالرد على الرسائل. يتحكم الآخرون في وقتك، وليس أنت. عملك الحقيقي يتضرر.

وبناءً على الأسباب المذكورة أعلاه، فمن الواضح أن الرد على الرسائل النصية يأتي بتكاليف خفية. ففي الظاهر، قد يبدو أن كونك متاحًا دائمًا، ورسالة نصية واحدة فقط، يعني أنك منتج ومهني، لكن هذه الردود السريعة ليست مجرد تشتيت كبير، وتبعدك عن العمل العميق، بل إنها تشير أيضًا إلى استعدادك لأي عمل، بغض النظر عن الوقت والمكان. وهذا يخل بتوازن حياتك العملية. وإذا تم التعامل مع كل رسالة نصية على أنها عاجلة، فإن هذا يجعل وقتك يبدو أقل قيمة للآخرين.

بالطبع، لا ينطبق هذا على الجميع، كما أن وقت الاستجابة يعتمد أيضًا على طبيعة عملك. يجب على الممرضات والصحفيين أن يكونوا دائمًا في حالة تأهب، ولكن ربما يمكن للكاتب أو المصمم الجرافيكي أو المبرمج أن يكون أكثر صرامة فيما يتعلق بجدول أعماله.

طرق ذكية للرد

إن تعلم كيفية الرد يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في إنتاجيتك. يمكن إدارة معضلة الرد أو عدم الرد باستراتيجيات أكثر ذكاءً. بدلاً من الانشغال بالرد على مخاوف واستفسارات الآخرين المختلفة وعدم إنجاز أي عمل بنفسك، فقد حان الوقت لتولي زمام الأمور بين يديك وكسر هذه الدائرة.

طرق ذكية للرد:

قومي بتعيين نوافذ استجابة محددة (مثل 11 صباحًا و4 مساءً).

استخدمي رسائل الحالة: “في العمل العميق، سأرد في الساعة 2 ظهرًا).

انتظري لمدة 15-30 دقيقة قبل الرد على الرسائل غير العاجلة.

قومي بإيقاف تشغيل الإشعارات أثناء وقت التركيز،

احتفظ بالردود الفورية لحالات الطوارئ الحقيقية.

قم بإبلاغ أنماط استجابتك لفريقك.

إنشاء قوالب للاستجابات الشائعة.